Spis treści artykułu
- Dodawanie nowego punktu i zakładka „Tryb współpracy”
- Zakładka „Ogólne”
- Zakładka „Lista”
- Zakładka „Kontrolki”
- Zakładka „Uprawnienia”
Dodawanie nowego punktu i zakładka „Tryb współpracy”
W punkcie konfiguracyjnym współpracującym ze skrzynką pocztową w trybie generowania dokumentów możliwe jest tworzenie nowych dokumentów Comarch BPM (dawniej DMS) na podstawie informacji znajdujących się w wiadomościach e-mail, pobieranych ze wskazanej skrzynki pocztowej. Możliwe jest przeniesienie do dokumentu Comarch BPM (dawniej DMS) wybranych załączników, treści maila oraz adresatów.
Uwaga
Zastrzegamy, że mogą pojawić się sytuacje, w których w ramach mechanizmu punktów ACD we współpracy ze skrzynką mailową pobranie załącznika z maila nie jest możliwe. Tego typu sytuacje nie zależą od mechanizmów zastosowanych w Comarch BPM (dawniej DMS), są związane z niestandardowymi formatami mailowymi generowanymi przez aplikacje trzecie, za pośrednictwem których maile są wysyłane.
W takich sytuacjach należy zweryfikować nadawcę wiadomości email i ewentualnie zapytać, czy mail może zostać wysłany za pomocą innego narzędzia.
Aby utworzyć punkt konfiguracyjny współpracujący ze skrzynką pocztową w trybie generowania dokumentów Comarch BPM (dawniej DMS), należy w menu głównym Comarch BPM (dawniej DMS) wejść w zakładkę ACD 
[Automatyczne generowanie dokumentów] i za pomocą ikony 
dodać nowy punkt konfiguracyjny.
W oknie „Punkt konfiguracyjny” w polu „Tryb współpracy” należy wskazać typ punktu, w tym przypadku: „Współpraca ze skrzynką pocztową (generowanie dokumentów BPM)”.
W oknie Tryb współpracy należy również uzupełnić pola:
- Serwer poczty przychodzącej – serwer poczty dla danego konta pocztowego, np. imap.domena.pl
- Port – port dla danego konta pocztowego, np. 993
- Metoda uwierzytelniania – pole dodane w wersji 2022.0.4, w której umożliwiono korzystanie w Comarch BPM (dawniej DMS) z kont pocztowych w usłudze Microsoft Office 365. W ramach tego pola można wybrać jedną z dwóch opcji:
- Login i hasło – dla skrzynek pocztowych, które nie są w usłudze Microsoft Office 365
- OAuth2 – dla kont pocztowych w usłudze Microsoft Office 365
Uwaga
W Comarch BPM (dawniej DMS) nie są obsługiwane konta mailowe Google z autoryzacją OAuth2.
- Metoda szyfrowania – metoda szyfrowania danego konta pocztowego – można tez wybrać opcję „Automatyczne” lub „Brak”
- Użytkownik – login użytkownika do konta pocztowego
- Hasło – hasło użytkownika do konta pocztowego; pole widoczne tylko wtedy, gdy w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „Login i hasło”
Jeśli w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „Login i hasło”, wówczas w polach „Login” i „Hasło” należy wpisać login oraz hasło użytkownika skrzynki pocztowej.
Od wersji 2024.2.0 obok pola „Hasło” dostępny jest checkbox „Pokaż hasło”. Zaznaczenie parametru powoduje wyświetlenie treści wprowadzonej w polu „Hasło”, co umożliwia weryfikację poprawności hasła.
Definiowanie punktu konfiguracyjnego „Współpraca ze skrzynką pocztową (generowanie dokumentów BPM)” – zakładka „Tryb współpracy”, gdy w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „Login i hasło” i zaznaczono checkbox „Pokaż hasło”
Jeśli natomiast w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „OAuth2”, wówczas pod polem „Login” pojawia się przycisk 
[Autoryzacja], który należy nacisnąć po poprawnym uzupełnieniu pozostałych pól.
Definiowanie punktu konfiguracyjnego „Współpraca ze skrzynką pocztową (generowanie dokumentów BPM)” – zakładka „Tryb współpracy”, gdy w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „OAuth2”
Wówczas zostanie otwarta domyślna przeglądarka w systemie Windows, z oknem logowania do usługi office 365.
W oknie należy uzupełnić hasło i nacisnąć przycisk „Zaloguj”.
Przykładowe okno logowania do usługi Office 365
Jeżeli użytkownik nie przyznał wcześniej uprawnień do pracy z Comarch BPM (dawniej DMS) dla danego konta pocztowego (np. w zakładce „Serwer pocztowy”), wtedy w ramach przeglądarki zostaje otwarte okno, w którym należy wyrazić zgodę na dostęp aplikacji Comarch BPM (dawniej DMS) do skrzynki pocztowej. Aby możliwe było korzystanie ze skrzynki pocztowej w ramach usługi Office 365 należy wybrać przycisk „Tak”.
Okno zgody na dostęp Comarch BPM (dawniej DMS) do skrzynki pocztowej
Wówczas w przeglądarce zostaje wyświetlone okno informujące o zalogowaniu. Jeśli uprawnienia dla Comarch BPM (dawniej DMS) były już wcześniej przyznane, przejście do tego ekranu następuje bezpośrednio po logowaniu.
Okno informujące o zalogowaniu
Jeżeli autoryzacja przebiegła pomyślnie, wówczas po zamknięciu okna przeglądarki w aplikacji Comarch BPM (dawniej DMS) zostaje wyświetlony komunikat „Zalogowano użytkownika [login użytkownika poczty]”.
Przykładowy komunikat wyświetlany, gdy autoryzacja przebiegła pomyślnie
Kiedy użytkownik zostanie zalogowany, autoryzacja w usłudze Office 365 będzie wykonywana za pomocą tokenów, które będą przekazywane przez API.
Uwaga
Jeśli tokeny wygasną, może być konieczne ponowne zalogowanie się użytkownika w usłudze Office 365, aby móc znów korzystać z autoryzacji z zastosowaniem tokenów.
Jeżeli logowanie do konta pocztowego zakończy się niepowodzeniem, w oknie definicji punktu ACD zostanie wyświetlony komunikat: „Nie udało się zalogować do konta użytkownika [login użytkownika poczty]”
Przykładowy komunikat wyświetlany, jeśli próba logowania do usługi Office 365 zakończy się niepowodzeniem
Zakładka „Ogólne”
Na zakładce „Ogólne” należy w polu:
- Nazwa punktu – określić nazwę punktu
- Typ obiegu – wybrać typ obiegu, w ramach którego będą tworzone nowe dokumenty Comarch BPM (dawniej DMS).
Definiowanie punktu konfiguracyjnego Współpraca ze skrzynką pocztową (generowanie dokumentów DMS) – zakładka Ogólne
Na zakładce Ogólne dostępne są parametry:
- Pozwalaj na usunięcie z listy i ze skrzynki pocztowej – parametr odpowiadający za to, czy operator pracujący z punktem konfiguracyjnym będzie miał możliwość usuwania wiadomości z listy maili w Comarch BPM (dawniej DMS) i ze skrzynki pocztowej, czy tylko z listy maili w Comarch BPM (dawniej DMS). Gdy parametr jest zaznaczony, na liście maili w punkcie konfiguracyjnym dostępna jest opcja ‘Usuń z listy i ze skrzynki pocztowej’.
- Po wygenerowaniu dokumentu usuń ze skrzynki pocztowej – zaznaczenie parametru powoduje, że po zainicjowaniu dokumentu w Comarch BPM (dawniej DMS) wiadomość e-mail zostanie usunięta ze skrzynki pocztowej. Gdy parametr pozostanie odznaczony, wiadomości nie będą usuwane.
- Kopiuj tylko załączniki graficzne – zaznaczenie parametru spowoduje, że na dokument w Comarch BPM (dawniej DMS) zostaną przeniesione wyłącznie załączniki graficzne np. pdf, jpg, tif, png.
Zakładka „Lista”
Na zakładce „Lista” należy wskazać rodzaje kolumn, które będą wyświetlane na liście maili. Dane dotyczące maili mogą być wyświetlane w trzech kolumnach, możliwa jest prezentacja tematu wiadomości, nadawcy i daty otrzymania maila, wymagane jest wyświetlanie przynajmniej jednej z tych kolumn.
Definiowanie punktu konfiguracyjnego Współpraca ze skrzynką pocztową (generowanie dokumentów BPM) – zakładka Lista
Zakładka „Kontrolki”
Po określeniu, które kolumny będą wyświetlane na liście maili, należy przejść do zakładki „Kontrolki”, na której zostanie określone mapowanie danych pochodzących z wiadomości e-mail na dokument Comarch BPM (dawniej DMS).
Definiowanie punktu konfiguracyjnego Współpraca ze skrzynką pocztową (generowanie dokumentów BPM) – zakładka kontrolki
Na dokument w Comarch BPM (dawniej DMS) mogą być mapowane informacje o nadawcy, odbiorcy, dacie otrzymania maila, temacie i treści maila oraz załączniki. W przypadku mapowania załączników, wystarczy wskazać kontrolkę typu załącznik, do której mają zostać dodane załączniki z maila, to mapowanie jest predefiniowane i nie wymaga wprowadzania polecenia SQL.
Definicja zapytań SQL dla kontrolek opiera się na tabeli do.ML_Mails.
CREATE TABLE [do].[ML_Mails](
[MLM_Id] [int] IDENTITY(1,1) NOT NULL, — Identyfikator maila (@Id1@)
[MLM_MessageId] [int] NULL, — Identyfikator maila w skrzynce pocztowej
[MLM_Date] [datetime] NULL, — Data wysłania
[MLM_From] varchar NULL, — Od kogo
[MLM_To] varchar NULL, — Do kogo
[MLM_Cc] varchar NULL, — Do kogo – kopia
[MLM_Subject] nvarchar NULL, — Temat maila
[MLM_BodyText] [text] NULL — Treść maila
Przykłady zapytań SQL do wprowadzenia w ramach zakładki „Kontrolki”:
- Temat maila:
select MLM_Subject from do.ML_Mails
where MLM_Id = @Id1@
- Nadawca maila (Od kogo pochodzi wiadomość mailowa):
select MLM_From from do.ML_Mails
where MLM_Id = @Id1@
- Treść maila:
select MLM_BodyText from do.ML_Mails
where MLM_Id = @Id1@
- Data otrzymania maila (jeżeli we właściwościach wybranej kontrolki typu data ustawiono wyświetlanie czasu – wówczas mapowana jest również godzina otrzymania maila, jeśli nie – tylko data dzienna)
select MLM_Date from do.ML_Mails
where MLM_Id = @Id1@
- Adres mailowy DW (adres mailowy osoby, który nadawca dodał w polu „Do wiadomości”)
select MLM_Cc from do.ML_Mails
where MLM_Id = @Id1@
Wskazówka
@Id1@ w przypadku trybu pracy „Współpraca ze skrzynką pocztową (generowanie dokumentów BPM)” to zawsze MLM_Id z tabeli do.ML_Mails.
Okno automatycznego generowania dokumentów w trybie współpracy ze skrzynką pocztową (generowanie dokumentów)
Przykład dokumentu utworzonego w ramach punktu współpracującego ze skrzynką pocztową w trybie generowania
Zakładka „Uprawnienia”
Definiowanie punktu konfiguracyjnego Współpraca ze skrzynką pocztową (generowanie dokumentów BPM) – zakładka Uprawnienia
Na zakładce definiowane są uprawnienia do pracy z punktem konfiguracyjnym. Uprawnienia mogą być dodawane poprzez wskazanie pracowników, nie ma możliwości dodania uprawnień dla pracowników wskazanego działu czy pracowników zajmujących określone stanowisko.
Uwaga
Dodanie operatora do uprawnień na punkcie konfiguracyjnym skutkuje nadaniem mu uprawnień do zakładki ACD (we właściwościach pracownika, na zakładce „Uprawnienia”, w sekcji „Funkcjonalności” zostaje zmieniona wartość parametru „Automatyczne generowanie dokumentów” na „Tak”).
Rozpoczynasz pracę z Comarch BPM (dawniej DMS) i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch BPM (dawniej DMS) i chcesz dowiedzieć się więcej?